יש ציטוט המיוחס לביל גייטס שאני מדקלם כל הזמן: "אני בוחר אדם עצלן שיעשה עבודה קשה; מכיוון שאדם עצלן ימצא דרך קלה לעשות את זה. "אני אוהב את זה כי זה תופס סנטימנט שמצאתי תמיד שהוא מתקשר: יש דרך להפוך סגן לסגולה. אנשים עצלנים הם הטובים ביותר למצוא דרכים קלות לעשות דברים. לאנשים מבולגנים יש את הטיפים הטובים ביותר לניקיון. ואנשים שלמרות שהם נוראים לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלהם יש את העצות הטובות ביותר לתקשורת באמצעות דואר אלקטרוני.
ריכזתי כמה עצות סולידיות ממשתתפים שולחני רחצה כאן שתוכיחו זאת. וכן, שמות הוקמו מחדש כדי להגן על תיבת הדואר הנכנס.
"אלא אם כן אתה צריך, אל תשלח דוא"ל ליותר מאדם אחד. פחות סביר שאני אענה לזה כי אני מחכה (ומקווה) לראות אם האדם האחר כן. "
"התחלתי לספר לאנשים בהודעות הדוא"ל שלי, אם אתה לא שומע ממני עד [תאריך סביר], אנא נדנד אותי בדיוק באותו בוקר עם שורת נושא של כל הכובעים. ברגע שהם יודעים שאני רציני, אני חושב שההיתר לנדנד עוז עוזר לדברים לנוע, אפילו כשאחד מאיתנו מפיל את הכדור. "
"השימוש בהוראות פעולה בכותרת חוסך אותי כל הזמן. בעיקרון, הקלד את הדוא"ל שלך עם הנמען והכותרת, ואז ספר לי מה אתה צריך. משהו כמו 'פעולה דרושה: מספרים לשנים הבאות', או 'לבדיקה: שימוש בחשבון XYZ', או 'צורך בתגובה: הפגישה של מחר, גיליון אלקטרוני מצורף. 'אם אני רואה אחת מאותן הוראות פעולה מודגשות אני בדרך כלל מתעדף אותה, ואם אני השולח, יש לי תגובה טובה יותר. ציון."
"כשמדובר באנשים שמוצצים אימיילים, אני שולח להם רשימות ממוספרות של שאלות שאני זקוק להן כדי לענות עליהן."
"תגובה אוטומטית היא מציל חיים! אני מופע של אישה אחת ולמען האמת, לא כל מה שמגיע דרך תיבת הדואר הנכנס שלי הוא בראש סדר העדיפויות. "לאישה העסוקה הזו יש תשובה אוטומטית של החשבון העסקי שלה לכל הודעת דוא"ל, עם הודעה שמזמינה לקוחות עם בקשות דחופות לשלוח טקסט או להתקשר, וקובעת ציפייה לתשובתה: "אם לא קיבלת תגובה תוך 48 שעות, אנא עקוב אחר למעלה. "
"תוויות הן חובה! אני יכול בקלות למיין את כל הדברים כך. אני מגדיר מסננים לארכיב (לדלג על תיבת הדואר הנכנס) באופן אוטומטי לדברים שאינם זקוקים לתגובה מיידית כך שזה ישמור על תיבת הדואר הנכנס שלי.
"אם דרוש לך יותר משני משפטים כדי להתמודד עם הנושא בדוא"ל, כנראה שעדיף שתנהל שיחה בטלפון או באופן אישי. שים כמה שיותר פרטים בשורת הנושא. דוא"ל צריך להיראות כמו טקסטים יותר מאשר קלפים של סבתא שלך. "
"אל תמשיך רק לענות לאותו פתיל דוא"ל ללא הגבלת זמן אם הנושא משתנה. עדיף בדרך כלל לשנות את שורת הנושא של הדוא"ל, או עדיף להתחיל דוא"ל חדש. כשאתה מקבל יותר מ- 100 הודעות דוא"ל ביום, אתה צריך להיות טוב בתעדוף של תגובות, כך שאם אני לא יודע על מה מדובר בדוא"ל, או חושב שזה נושא ישן, פחות סביר שאפתח אותו מייד. וזה שימושי במיוחד כשאתה צריך לחזור ולחפש דוא"ל ישן אם שורת הנושא תואמת את גוף ההודעות. "
זה נראה נגד אינטואיטיבי, אבל רבים מהאנשים ששאלנו אמרו שהסמארטפון שלהם מחמיר אותם בדוא"ל. "זה כלל שאני מנסה ממש ליישם לעצמי: אל תבדוק את הדוא"ל שלך אלא אם כן אתה זמין לענות על אימיילים. בסופו של דבר אני שוכח לענות על כמה מיילים או לדחות את התגובה שלי כי קראתי אותה ואז שכחתי שמעולם לא עניתי. אני מנסה ממש קשה רק לבדוק אם יש לי זמן ואנרגיה נפשית להגיב ממש באותו הרגע. "
"יש לי 'אימייל' בלוח השנה היומי שלי ואני מנסה להימנע ממנו עד לאותו זמן וברגע שנגמרו 30 דקות, אני סוגר אותו."
"אני מוצץ בדוא"ל, אבל כמו לפני חמש שנים, ג'ימייל קסם התחיל לשלוח הכל ישירות לאשפה. לא הצלחתי להבין כיצד לשנות את זה מחדש, ואחרי כמה ניסיונות מחצי לב במשך שבוע גיליתי שאני אוהב את זה. עכשיו, אני מעביר דברים מהאשפה לתיבת הדואר הנכנס שלי אם אני רוצה לשמור אותם; כל השאר נמחק באופן קסום כל חודש או משהו כזה. "
