כאשר השנה מסתיימת, אנשים בכל מקום מתקשים למצוא מראית עין של נורמליות בתקופה סוערת באמת. אך לרבים עדיין מוטלת האחריות המחייבת אותם להיות פונקציונאליים ופרודוקטיביים ברמה מסוימת, ולהרגיש שהמיקוד שלך נמשך לכל כיוון אפשרי יכול לעשות מספר על שלך פִּריוֹן. אני יודע שאני לא לבד כשאני אומר שהמיקוד שלי ספג מכה.
כמי שעבדה מהבית כל חייה, פיתחתי שפע של הרגלים כדי לשמור על עצמי מוטיבציה ובנוסף לכל - אבל ההרגלים שפעם עבדו אצלי כבר אינם זמינים. פעם הייתי מסוגל לבקר במרכז הפילאטיס השכונתי לאימון כדי להגביר את רמות הסרוטונין שלי, או לעבוד בבית קפה או בספרייה, מה שהעניק לי תחושה של קהילה בשקט. מכיוון שעיקר עבודתי נעשית באמצעות שני החברים הכי טובים שלי (Gmail ו- Google Drive), הייתי צריך למצוא דרך לנהל את עומס העבודה שלי גם כשנפש שלי מרגישה שהיא נמצאת על הרגליים האחרונות.
אני אחד מאותם אנשים שמאמינים ב"תיבת דואר נכנס אפס "בסוף כל יום ויום, והדרך הקודמת שלי לניהול ב"טרם טיימס" הייתה לענות על מיילים בזמן שהם באים. אבל עכשיו, כשזה מרגיש שהכל מגיע במהירות כפולה מהרגיל, אני מוצא את עצמי המום ממסת התקשורת שמגיעה אלי מכל הזוויות.
כדי להוסיף ארגון כלשהו לחיים שלי, הגעתי למערכת מיון שתוכל לעזור לי לתעדף את מה שדורש את מרבית רוחב הפס שלי תוך כדי הרגעה לצרכים הוויזואליים שלי.
המערכת שפיתחתי היא טריק שלמדתי מקורס לעיצוב שלמדתי בקולג '. למדנו על תורת הצבעים, וכמה אנשים מקשרים טבעיים עם צבעים. לדוגמא, כשאנו רואים גוונים אדומים, אנו נוטים לשייך דברים מאוד אגרסיביים (ולעתים קרובות שליליים!) כמו העט האדום של המורה, או אות "אל תפריע" מ- Slack.
לרמזים התת מודע שאנו לוקחים מגווני צבע יש השפעה מסיבית על האופן בו אנו מעבדים מידע. (לכן כשאתה מצייר את קירות חדר השינה שלך, כדאי לך לבחור צבע שמרגיע את דעתך מסוגל להירגע.) כשאני פותח את תיבת הדואר הנכנס שלי ומופצץ על ידי הודעות דוא"ל, הנטייה הטבעית שלי היא לסגור את שלי מחשב נייד. עיצוב הטכנולוגיה המוגדר כברירת מחדל הוא לבן, אפור וצבעי יסוד: אלה הצבעים שאנו משייכים לעיתים קרובות לתאגידים (ראה: כל לוח הלוגו של גוגל) וכמי שמושפע יותר מבחינה ויזואלית, רציתי להפוך את העיצוב שלי לחם יותר אישי.
התהליך פשוט אך יעיל: בכל פעם שאני פותח את הדואר האלקטרוני שלי, אני מסתכל תחילה על כל הודעות דוא"ל שלא נקראו שנקרו בדרכי מאז הפעם האחרונה בה נכנסתי לתיבת הדואר הנכנס שלי. אני לוקח חמש עד עשר דקות לנפות דואר זבל ואז מעריך במהירות את שאר הדואר שלי: אני מחליט לאיזו תווית הוא נופל וכמה מהר אני צריך לענות.
כדי להתחיל, חילקתי את התוויות שלי לארבע קטגוריות, הכל נקבע לפי זמן: "הגב תוך שעה", "הגב על ידי EOD", "הגב על ידי EOW" ו"הגיב מתי אפשרי." כל תוויות הזמן שלי כתומות משום שהן קרובות מספיק לדחיפות של אדום, אך ללא האזעקה האינסטינקטיבית שאדום הניאון יוצא לדרך אצלנו תַת הַכָּרָתִי. דחוף, אך לא מלחיץ.
גיליתי שעל ידי הקלה על עצמי בלחץ להיות זמין כל הזמן, הצלחתי דווקא להתמקד יותר. מומחים בחנו את ההשפעות החיוביות של קביעת "שעות משרד" להודעות דוא"ל והוכח כי הוא משפר את היעילות, אותה חוויתי ממקור ראשון. עד כמה שאני מתבדח על מיילים מלחיצים כי אם תשלח כזה, פתאום תקבל עוד שלושה, זה מאוד מרתיע ולחץ כשאתה מנסה לעקוב אחר שיחות מרובות שלכולן דרגות שונות דְחִיפוּת. על ידי יצירת מערכת תיוג מבוססת זמן, אוכל להתמקד במה שצריך עדיפות ובמה ניתן להסתכל בהמשך היום או השבוע.
התחלתי להוסיף תוויות נוספות על סמך קטגוריית הדוא"ל. זה נעשה כדי שאדע במבט חטוף אילו מהמשימות שלי אני עלול להזניח בכל פעם נתונה. להלן תוויות הצבע שחציתי על סמך הצרכים שלי:
על פי תורת הצבעים, הצהוב הוא הצבע הראשון שמבחינים בו. מכיוון שאני משתמש בעיקר בדוא"ל שלי לדברים הקשורים לעבודה, רציתי דגל קל ומיידי לכל התכתבות הקשורה לעבודה.
אני נמנע משימוש בשני צבעים: אדום וסגול, מכיוון שהם נוטים לעודד חיישני לחץ באישון. בצבעים מסוימים יש אסוציאציות אגרסיביות יותר, רק על ידי רוויה או על ידי שיוך (הודות לפרסום), וכן מומחים בחנו מאילו צבעים להימנע אם אתה מנסה להוריד לחץ על עצמך. כמו הדרך בה רוב האנשים לא יצבעו את חדרי השינה שלהם באדום עז, סביר להניח שלא תרצו להסתכל על המסך המנוקד בתוויות אדומות.
מאז שהתחלתי לקודד את תיבת הדואר הנכנס שלי, שמתי לב לשינוי משמעותי אפילו רק בציפייה לפתיחת הדוא"ל שלי. אני יכול לראות חזותית מה צריך את תשומת ליבי ומתי והמערכת מספקת לי תוכנית להתמודדות עם רשימת המטלות שלי.
אני משתמש במערכת זו כבר כמה חודשים ולמרות שאני עדיין מוצא את עצמי המום יותר מהעולם גדול, אני מסוגל להעריך מחדש את מה שצריך לתעדף בצורה יעילה יותר ובתמורה, להיות פרודוקטיבי יותר במהלך דֶרֶך. אני בהחלט מרגיש פחות לחוץ לעשות הכל בבת אחת ולדעת, במבט אחד, מה צריך את תשומת ליבי. וכשהמגפה מסתיימת, אני מתכנן להיצמד למערכת הזו רק בגלל שהיא הופכת את החיים שלי למעט פחות מלחיצים, כל אחת לשונית.