רשימות מטלות יכולות להיות ברכה וקללה. הם יכולים לעזור לך לזכור משימות חשובות על ידי הוצאת כל מה שאתה רוצה להשיג מהמוח שלך אל א פיסת נייר, אבל הם גם יכולים להיות תזכורות מפחידות לכל מה שלא התחלת או שאין לך זמן לעשות לְהַשִׂיג.
אם רשימת המטלות שלך מרגישה יותר כמו אויב מאשר כלי מועיל, ייתכן שתרצה לשקול לאפס את הציפיות שלך לא רק לגבי הרשימה, אלא גם לעצמך. טיפים אלו של מומחים לבניית רשימת המטלות ועיצוב מחדש של מערכת היחסים שלך איתה ישאירו אותך הרגשה פרודוקטיבית ולא המומה.
התחל מההתחלה - במקרה זה, זה כולל איפה אתה מכין את הרשימות שלך. אולי אתה איש מתכנן. אולי אתה מעדיף להשתמש בפתקים דביקים או באפליקציה כמו Evernote. אם יש פורמט מסוים שבאמת עובד עם המוח ואורח החיים שלך, הישאר איתו. אל תרגיש בלחץ לקנות פנקס מיוחד או להוריד אפליקציה אם זה לא הקטע שלך.
"הכלי שאתה הכי פחות מתנגד לו הוא הכלי שבו אתה הולך להשתמש בתדירות הגבוהה ביותר", מייעץ מומחה לפרודוקטיביות גרייס מרשל. "אם אתה יודע שאתה לא הולך להשתמש בו, זה לא יציל אותך."
החדשות הטובות הן שאין דרך "הטובה ביותר" לבנות ולארגן את הרשימה שלך. הסופרת והעורכת ג'ני דזמונד-האריס
צִיוּץ על מבנה רשימת המטלות שלה הפך ויראלי מסיבה טובה - זו הייתה דוגמה מצוינת לאופן שבו שינוי האופן שבו אתה מארגן את המשימות שלך יכול לעזור לך לבצע דברים ולהציב גבולות בעבודה ובבית. "התחלתי לחלק את רשימת המטלות שלי ל-1) דברים שאני צריך לעשות, 2) דברים שאני רוצה לעשות ו-3) דברים שאנשים אחרים רוצים שאעשה. משנה חיים! לעתים קרובות אני לא מגיע ל-3 וסוף סוף הבנתי, זה מה זה אומר שיש גבולות?!" היא צייצה בטוויטר.כדי לגרום לרשימת המטלות שלה לעבוד עבורה, דזמונד-האריס רושם הכל ב-Microsoft Word ומעביר אותם עד שהסדר יהיה הגיוני. "שמתי לב לפני זמן מה שמעולם לא סיימתי עם הרשימה. לעתים רחוקות הגעתי לנקודה בערב שבה יכולתי לצאת לטיול, או להתאמן, או ללכת לים, או לקרוא ספר או לתקשר בטלפון עם אנשים אהובים. […] הייתי כמו, 'ברור שאני לא האדם הכי עסוק בעולם, אז לאן הזמן שלי הולך?'" היא אומרת ל-Apartment Therapy. "כששמתי לב הבנתי שאחרי שסיימתי לעבוד ומשימות בסיסיות בחיים הבוגרים (שאני מכתיב 'דברים שאני צריך לעשות') נתקעתי בדברים שאנשים אחרים רצו שאעשה".
בזמן שהיא נהנית לעזור לאנשים אחרים עם הבקשות שלהם, היא הבינה שאלו מבקשים, בתוספת משימות אחרות היא "הרגישה נייטרלית לגבי" "עומדת ביני לבין הזמן הפנוי - הכל בגלל מה שאחרים רצו", היא אמר. "זה לא שהתחלתי להגיד לא לכל דבר בקטגוריה הזו, אבל אני פשוט שם את הפריטים האלה בתחתית הרשימה שלי, ואם אני לא מגיע אליהם, זה בסדר".
אתה יכול גם לשקול לפצל את הרשימה שלך לקטגוריות כמו עבודה מול בית, או "חייב לעשות" לעומת "אם יש לי זמן לעשות", כדי לעזור לך לתעדף, לחלק ולכבוש. אם אתה מצליח לסמן תיבה, שקול לחלק משימות ל"תיקונים מהירים" ו"פרויקטים ארוכים יותר" ובצע את המשימות המהירות תחילה כדי לתת לך דחיפה של הישגים. אם אתה אדם ויזואלי, קידוד צבע של הרשימה שלך עשוי להיות המפתח.
מומחה לניהול זמן לורה ונדרקם ממליץ להכין שתי רשימות, כולל מזבלה מוחית גדולה של כל מה שאתה רוצה להספיק, ורשימה קטנה יותר של כחמש משימות שתבצע לחלוטין באותו היום. "זו לא הדרך שבה רוב האנשים מכינים את הרשימות שלהם; הם הופכים את זה ליותר לרשימת משאלות", היא מסבירה. "זה לא שימושי, כי כשאתה שם 30 פריטים ברשימת מטלות יומית, אתה לא הולך לעשות את כל ה-30. אין שום סגולה בלהכניס משהו לרשימת מטלות ולא לעשות אותו".
במקום זאת, ונדרקם מייעץ לחשוב על הרשימה היומית הקטנה יותר כחוזה עם עצמך. "כשמשהו נכנס לרשימת המטלות של היום, זה אומר שאתה הולך לעשות את זה היום", היא אומרת. "אם אתה עושה את זה, היית צריך באמת לתעדף ולחשוב מה באמת צריך לקרות היום... ואתה מתחיל להרגיש הרבה יותר טוב עם רשימת המטלות שלך."
אתה לא על אנושי. "ראה את רשימת המטלות של היום בתור התפריט, לא הארוחה", מייעץ מרשל. "אתה יכול לעשות dump מוח גדול ולהכניס את כל מה שאתה צריך לעשות בשלב מסוים ברשימה שלך, אבל אם תנסה לעבוד מזה זה עלול להיות מהמם. אם אתה רואה את זה כתפריט, אתה בוחר את מה שיש לך את היכולות שלו, בדיוק כמו כשאתה נכנס למסעדה". אם יש לך עסק עם במיוחד יום עמוס בפגישות ולא יהיה לך זמן לעשות עבודה ללא הפרעה, אל תפעיל לחץ מיותר על עצמך כדי להשיג משהו שהוא לא לגמרי דחוף.
מרשל ממליץ לשבת ולעבור על רשימות המטלות שלך על בסיס שבועי. "פעם בשבוע זה בדיקה טובה", היא אומרת. "זה עוזר לך לראות דפוסים ועוזר לך לחשוב ולתכנן קדימה." בזמן שהיא משתמשת במטלה שלה רשימה כל יום, היא "סורקת את האופק" מדי שבוע כדי לראות מה קורה והיכן היא יכולה לייעל אותה זְמַן.
אפילו התוכניות הטובות ביותר יכולות להשתבש, והחיים קורים. לאחר שמצאת זרימת רשימת מטלות שמתאימה לך, אתה עשוי לגלות שנוח לך יותר להעביר משימות או להודות שמשהו לא יבוצע באותו היום. "אתה תתחיל להרגיש בטוח יותר לגבי הקצאת דברים לעצמך לימים שונים", משתף Vanderkam. "אתה יכול להגיד, 'כן, אני צריך לכתוב את התזכיר הזה, והוא לא מתאים היום, אבל אם אני יודע אם אכניס אותו לרשימה ליום רביעי זה ייגמר'." אתה לא מכניס אותו לרשימה. משהו מופסק עד מחר; אתה נותן למשימה את הזמן והמקום המגיעים לה עבור עבודה שנעשתה היטב.
קארה נסוויג
תוֹרֵם
קארה נסוויג גדלה בחוות סלק סוכר באזורים הכפריים של צפון דקוטה ועשתה את הראיון המקצועי הראשון שלה עם סטיבן טיילר בגיל 14. היא כתבה לפרסומים הכוללים Teen Vogue, Allure ו- Wit & Delight. היא גרה בבית מקסים משנות ה-20 בסנט פול עם בעלה, שן הארי שלהם קינג צ'ארלס ספנייל והרבה הרבה זוגות נעליים. קארה היא קוראת רעבתנית, מעריצה וקופירייטרית של בריטני ספירס - בסדר הזה.